Ekonomi- och verksamhetsstyrning

För att få hela dokumentet som pdf, klicka på länken i spalten till höger.

 

Ekonomiska och finansiella mål

Kommunfullmäktige har antagit följande ekonomiska och finansiella mål:

• Kommunens finansiella planering skall präglas av långsiktighet med inriktning på att bedriva en god ekonomisk hushållning, som ytterst syftar till att varje generation skall bära sina kostnader. Verksamheternas mål och krav på ambitionshöjningar måste underordnas de samlade ekonomiska förutsättningarna.
• Resultatet (förändringen av eget kapital) måste vara positivt varje år.
• Den kommunala förmögenheten ska skyddas mot inflationen.
• Lånefinansiering av investeringar ska undvikas och ska begränsas till avgiftsfinansierad verksamhet.
• Soliditeten får inte försämras.
• Ambitionen är att ha ett oförändrat skatteuttag.

1 Syfte och definition

Styrning syftar till att påverka beteendet i organisationen mot ett önskat resultat. I styrprocessen ingår både styrning av den ekonomiska ställningen (finansiell styrning) och styrning av det ekonomiska och verksamhetsmäs­siga resultatet.

För att genomföra en konsekvent och logisk ekonomi- och verksamhets­styrning krävs att vissa regler fastställes. Dessa skall vara så utformade att de:

• Avspeglar kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och facknämndernas värderingar
• Tillgodoser behovet av ekonomisk information
• Är lätta att förstå och lära ut.

2 Målstyrning - Huvudprinciper

Laholms kommun skall tillämpa målstyrning. Följande huvudprinciper skall därför ligga till grund för styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi:

• Utgångspunkten för all verksamhet är fastställda mål. Av målen framgår verksamhetens inriktning, omfattning, kvalitet utifrån ekonomiska förut­sättningar. Inriktningsmål och effektmål skall fastställas för alla verk­samheter.
• Behoven skall styra målen där prioritering görs utifrån tillgängliga resurser.
• Styrningen skall präglas av ett helhetstänkande dvs kommunens bästa är överordnat de olika verksamheternas behov och vilja.
• Styrningen sker genom beslut efter dialog och samspel med verksam­heterna på olika nivåer.
• Uppföljning, utvärdering och omprövning är centrala delar av styr­ningen och sker kontinuerligt. Det gäller såväl ekonomi som prestation.

3 Plan för styrning och uppföljning

Vid tillämpning av principerna för målstyrning ankommer det på den poli­tiska nivån – fullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder – att ange inriktningsmål för kommunens verksamheter samt avdela och prioritera resurser för att nå dessa mål.

I dialog mellan den politiska nivån och verksamhetsnivån preciseras där­efter de önskade effekter man vill uppnå i form av effektmål med utgångs­punkt ifrån inriktningsmålen.

För att tydliggöra verksamheternas arbete, metodik och resultat behöver effektmålen brytas ned ytterligare. I dessa mål beskriver verksamheterna därför hur de ska arbeta för att uppnå effektmålen. Det är viktigt att målen är realistiska, tydliga, mätbara och tidsangivna. Konkretiseringen är av stor vikt för att möjliggöra en kvantitativ och kvali­tativ uppföljning.

• Kommunstyrelsens riktlinjer och anvisningar
• Nämndsplan och budget
• Uppföljning och utvärdering
• Årsredovisning

3.1 Kommunstyrelsens riktlinjer och anvisningar

3.1.1 Allmänt

Kommunstyrelsen beslutar om riktlinjer och direktiv för nämndernas arbete med budget och nämndsplaner under maj månad. Riktlinjerna kompletteras med grundläggande ekonomisk förutsättningar för resp nämnd. Beräkning av dessa sker med utgångspunkt från innevarande års budget kompletterat med godkända förändringar i den ekonomiska planen. Vidare sker juster­ingar som är av ”teknisk” natur. Beslutsunderlag för riktlinjer och direktiv utgörs bl a av följande förutsättningar:

• Visioner och övergripande mål
• Befintlig ekonomisk flerårsplan
• Finansiella förutsättningar
• Statliga beslut som påverkar kommunens verksamhet och ekonomi
• Skatteunderlagsutveckling (prognoser)
• Prognoser om inflation, sysselsättning, räntor etc.

Kommunfullmäktige kan i samband med behandlingen av årsredovisningen ge direktiv till kommunstyrelsen som avser den ekonomiska planeringen.

3.2 Nämndsplaner och budget

3.2.1 Allmänt

Med utgångspunkt från kommunstyrelsens riktlinjer och direktiv arbetar nämnderna fram förslag på budget, ekonomisk plan och nämndsplan. Nämnderna genomför vidare en behovsanalys för den kommande planpe­rioden.

Där redovisar man framtida behov och andra omständigheter som är viktiga för arbetet med kommunens ekonomiska planering. Även specifice­rat förslag på investeringsbudget skall ingå. Som underlag för nämndernas budgetarbete är erfarenheterna från analysen av föregående verksamhetsårs resultat, en viktig utgångspunkt.

Likaledes är det av stor vikt att tillvarata de erfarenheter man får via den löpande uppföljningen av pågående verksamhetsår. I nämnderna budgetarbete skall ingå samordning med andra nämnder och verksamheter vad gäller gemensamma frågor.

Nämnderna överlämnar sina förslag till kommunstyrelsen senast i början av september. Nämndsplaner, årsbudgeten och den ekonomiska planen för två år utöver årsbudgeten, bereds av kommunstyrelsen och fastställes av kommun­fullmäktige i november.

Beslutad ekonomisk plan året efter budgetåret utgör samtidig respektive nämnds grundläggande budgetram i nästkom­mande års budgetarbete. Parallellt med beredningen av budget och nämndsplanerna uppdateras de finansiella förutsättningar och övriga delar i budgeten och den ekonomiska planen.

3.2.2 Målsättningar

I nämndsplanen anger nämnderna målsättningarna för sina resp verksam­hetsområden. De begrepp som skall användas är inriktningsmål och effekt­mål. Inriktningsmålen är både en nedbrytning av kommunfullmäktiges övergripande mål och nämndsspecifika målsättningar. Inriktningsmålen anger VAD nämnden vill uppnå.

Effektmålen är en nedbrytning av inrikt­ningsmålen som nämnden utarbetar i dialog med verksamheten. Effekt­målen anger NÄR inriktningsmålet ska vara uppnått och vilket som är det FÖRVÄNTADE RESULTATET uttryckt i tid, kvalitet och kvantitet. Målen skall vara uppföljningsbara.

3.2.3 Uppföljnings - och utvärderingsplan

Nämnderna skall i nämndsplanerna även ange hur man planerar att genom­föra uppföljning och utvärdering av verksamheten ur olika perspektiv.

Nyckeltal är ett instrument för styrning och uppföljning av mål och ekonomi.

3.2.4 Uppdragsavtal och verksamhetsplan

Med utgångspunkt från nämndsplanerna utformar den centrala lednings­gruppen uppdragsavtal till verksamheterna. I verksamhetsplaner beskriver därefter verksamheterna HUR man ska arbeta med måluppfyllelse och VEM (vilken verksamhet) som ansvarar.

3.3 Uppföljning och utvärdering

3.3.1 Allmänt

Kontinuerlig uppföljning och utvärdering är en viktig del i kommunens planerings- och uppföljningssystem. Genom målstyrning ger uppföljning och utvärdering besked om beräknat utfall både för verksamhetens presta­tion och kvalitet samt tilldelade resurser. I kombination med följbara mål­sättningar från fullmäktigenivån till verksamhetsnivån ges beslutsfattare på olika nivåer därmed bra möjligheter att tillse att arbetet fortgår mot beslu­tade mål.

3.3.2 Kontinuerliga uppföljningar

 Respektive nämnd lämnar tre uppföljningar med prognos per år till kommunstyrelsen. Uppföljningarna utgår från ekonomi och verksamhet den 31 mars, 31 juli och den 30 november.

 För att på ett tydligt sätt uppnå syftet med uppföljningarna skall dessa utgå ifrån tillämpliga delar av nämndsplanen. Därvid är uppföljning av de i planen angivna nyckeltalen en viktig metod. Det är också angeläget att jämförelser görs med tidigare år för att därmed beskriva kostnadsutveck­lingen för olika verksamhetsområden.

 I rapporterna skall också nämnderna redovisa sitt arbete med medborgar­dialog dvs synpunkter från de som nyttjar deras tjänster med avseende på tjänsternas omfattning och kvalitet samt övriga åtgärder som nämnderna vidtar för att utveckla brukarinflytande.

 3.3.3 Delårsrapport

Kommunstyrelsen upprättar en delårsrapport per den 31 juli enligt bestämmelserna i den kommunala redovisningslagen. Begrepp och termer som används i delårsrapporten skall överensstämma med de termer som används i årsredovisningen. Delårsrapporten skall beskriva det verkliga resultatet för den period den avser. Detta innebär att den, till skillnad från prognoser, inte bör innehålla bedömningar eller andra osäkra inslag.

Delårsrapporten med uppföljning och prognos per helår överlämnas till kommunfullmäktige under september.

3.3.4 Övrig rapportering

Utöver ovan beskrivna uppföljningar och rapporter kan följande rappor­tering till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige förekomma i syfte att t ex månadsvis följa kommunens ekonomi och verksamhet:

• Uppföljning och utvärdering av vissa verksamhetsområden efter särskilda direktiv från kommunfullmäktige och kommunstyrelse.
• Ekonomisk och finansiell rapportering.

Resultat t o m föregående månad skall rapporteras till resp verksamhets­ansvarig nämnd de månader som inte någon annan uppföljning behandlas. Januari och februari kan undantas från sådan rapportering. Resp nämnd bestämmer om utformningen av dessa rapporter och övrigt uppföljnings­arbete med hänsyn till de egna förutsättningarna.

3.4 Årsredovisning

Kommunstyrelsen upprättar förslag till årsredovisning enligt bestämmel­serna i den kommunala redovisningslagen. Årsredovisningen behandlas av kommunfullmäktige under april.

Respektive nämnd skall i sin verksamhetsberättelse slutredovisa sitt åtagande. Verksamhetsberättelsen utgår från nämndsplanen vilket innebär att avstämning skall ske mot mål, prestationer och kvalitet och erhållna ekonomiska resurser. Mot bakgrund av att nämndernas redovisningar även skall utgör ett planeringsunderlag är det viktigt att dessa även innehåller framåtsyftande analyser.

3.5 Övriga delar i planerings- och uppföljningssystemet

3.5.1 Reviderad investeringsbudget

 Investeringar budgeteras varje år med ett belopp som motsvarar de förvän­tade utgifterna under året. Projekt kan av olika skäl bli försenade och behö­ver därför ombudgeteras. Samtidigt kan betalningarna i vissa projekt som löper över flera år blivit tidigarelagda varvid det kan uppkomma behov av anslagsavdrag. Det kan även finnas andra skäl för omdisponeringar eller omprövning i såväl omfattning som tidsmässig förläggning av projekt som upptagits i årsbudgeten.

 I normalfallet skall anslag, vad gäller anläggningar och fastigheter, som initierats av verksamhetsansvarig nämnd, överföras till verkställande nämnd i samband med behandlingen av den reviderade investeringsbudgeten.

 Förslag på revideringar i investeringsbudgeten framlägges av resp nämnd.

 3.5.2 Kompletteringsbudget och resultatöverföringar

Överföringar av budgetavvikelser mellan åren sker företrädesvis genom resultatfonder. I vissa fall kan emellertid budgetöverskott föras över till nästkommande års budget i samband med behandlingen av kompletteringsbudgeten. Därutöver kan det finnas behov av vissa anslagskorrigeringar eller omdisponeringar under innevarande år.

Beslut om belopp för överföringar av över- eller underskott till en resultatfond för respektive nämnd fattas av kommunfullmäktige.

3.6 Aktiviteter i planerings- och uppföljningsprocessen

Planerings- och uppföljningssystemet består för ett specifikt verksamhetsår av följande aktiviteter i kronologisk följd:

1. Planeringsinledning (konferens, anvisning etc) (mars)
2. Kommunstyrelsen beslutar om riktlinjer och direktiv för nämndernas arbete med budget och nämndsplaner. (maj)
3. Nämndsplaner och budget arbetas fram av nämnderna (maj – aug)
4. Nämnderna överlämnar sina förslag på budget (juni)
5. Nämndsplaner och budget med ekonomisk plan fastställes (november)
6. Reviderad investeringsbudget behandlas i fullmäktige (mars)
7. Kompletteringsbudget behandlas i fullmäktige (april)
8. Resultatöverföringar till resultatfonder (april)
9. Uppföljningar (3 st)
10. Delårsrapport behandlas i fullmäktige (september)
11. Årsredovisning (april)

3.7 Årliga anvisningar

Inför arbetet med de olika aktiviteterna i planerings- och uppföljnings­processen utarbetas särskilda anvisningar i separata dokument. I anvisning­arna framgår bl a tidsplaner, riktlinjer och krav på hur arbetet skall genom­föras.

4 Ansvar och befogenheter

4.1 Allmänt

Ansvar och befogenheter omfattar såväl erhållna resurser som verksamhet, prestationer och kvalitet.

 Ansvaret innebär ett åtagande att inom en ekonomisk ram utföra en viss bestämd verksamhet. Den ekonomiska ramen utgörs av en medelsanvisning för verksamhetens bedrivande eller intäkter utifrån levere­rade/överenskomna prestationer. Att medel erhållits med ett visst belopp innebär ett ansvar men också befogenhet att bedriva verksamheten på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt.

 4.2 Ansvarsfördelning

4.2.1 Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen skall stödja och ha uppsikt över nämndernas verksamhet samt leda och samordna planering och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet.

4.2.2 Nämnderna

Nämnderna ansvarar för att verksamheten, inom de tilldelade ekonomiska ramarna, bedrivs enligt de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige fast­ställt.

Helhetssyn, samverkansvilja och prioriteringsförmåga ska prägla nämnder­nas arbetssätt. I ordförandegruppen lyfts frågor i syfte att underlätta samverkan och samordning mellan nämndernas ambitioner.

4.2.3 Centrala ledningsgruppen

I centrala ledningsgruppen på tjänstemannanivå görs gemensamma priorite­ringar för att underlätta samordning och samverkan. Syftet är att med ett helhetsperspektiv nå ökad effektivitet och bästa resultat. Centrala lednings­gruppen leds av kommunchefen.

4.2.4 Verksamhetschefen

Inom en nämnds verksamhetsområde ansvarar verksamhetschefen för att tydliggöra mål och ansvar i organisationen. Verksamhetschefen ansvarar vidare för den fortlöpande uppföljningen av mål, ekonomi och verksamhet enligt fastställda riktlinjer och rapporterar till nämnden. Då ett budgetöver­skridande befaras åligger det verksamhetschefen att omgående ta initiativ till åtgärder för att förhindra överskridandet.

4.3 Ansvarsenheter

4.3.1 Allmänt

En förutsättning för en framgångsrik ekonomistyrning är att definiera vad det ekonomiska ansvaret omfattar. Inom en kommun kan det finas olika typer av ansvarsenheter beroende på vilken typ av verksamhet som bedrivs. I princip finns tre olika typer av ansvarsenheter som är relevanta i samman­hanget. Graden av ekonomisk ansvar skiljer de olika enheterna åt.

4.3.2 Kostnadsenheter

Med en kostnadsenhet menas en enhet där den ekonomiskt ansvarige har till uppgift att inom ramen för tilldelade resurser och uppsatta mål genomföra en viss verksamhet. Ansvaret avser redovisad kostnaden som mäts mot budgeterad kostnad.

Enheter som har inga eller mycket begränsade intäkter eller där intäkterna endast till en del är påverkbara faller in under begreppet kostnadsenheter.

4.3.3 Resultatenheter

För en resultatenhet gäller att enhetens intäkter är direkt beroende av de prestationer som utförs. Deras intäkter kan erhållas på olika sätt externt och internt. Ansvaret gäller skillnaden mellan intäkter och kostnader. 

Om enheten är skattefinansierad så fördelas enhetens andel av skattemedel med utgångspunkt från den volym som den utför. Det föreligger alltså en koppling till prestationerna i detta fall. Om enheten är intäktsfinansierad via avgifter eller interna ersättningar så utgör intäkternas storlek ram för dess verksamhet. Ett exempel på detta är va- och renhållningsverksamheten och fastighetsförvaltning.

 4.3.4 Balansräkningsenheter

 Balansräkningsenheter är den mest långtgående enhetstypen där ansvaret är mera långsiktigt och omfattar även tillgångar och skulder. Balansräknings­enheterna har inom kommunen en bolagsliknande karaktär och upprättar interna resultat- och balansräkningar.

 5 Anslagsbindningsnivåer

5.1 Driftbudget

Driftbudgetens anslag tilldelas i form av ett nettoanslag (kostnader reduce­rat med intäkter) för respektive nämnd. I vissa fall kan nettoanslag tilldelas specifika verksamhetsområden ex renodlade avgiftsfinansierade verksam­heter.

 Nämnden skall emellertid tillämpa bruttobudgetering. Detta för att uppnå jämförbarhet mellan budget och redovisning samt för bilda underlag för finansiella bedömningar och sammanställningar.

Varje nämnd fördelar i internbudgeten sitt anslag på olika verksamheter i enlighet med de i nämndplanen fastställda målen och riktlinjerna. Nämnden har således befogenhet att besluta om omdisponeringar mellan verksamhe­ter inom nämnden såväl under budgetarbetet som under innevarande verk­samhetsår. En förutsättning är emellertid att det inte medför väsentlig förändring i förhållande till de fastställda målen, servicenivåer eller andra riktlinjer. I sådana fall skall nämnden föra frågan till kommunstyrelsen.

5.2 Investeringsbudget 

Investeringar i byggnader och anläggningar beslutas av kommunfullmäk­tige och anslaget knyts till det enskilda investeringsprojektet.

 Ny- och reinvesteringar i utrustning och inventarier beslutas av resp nämnd inom den investeringsram som erhållits i budgeten. Är anskaffningen av större vikt eller principiell art bör projektet beslutas av kommunfullmäktige som då tilldelar ett särskilt anslag.

Nämnden ansvarar för att utrymme finns inom budgetramen för ökade kapitalkostnader till följd av investeringar samt ev ökade driftkostnader. Utrymmet skapas genom avskrivningar, besparingar eller omdisponeringar inom tilldelade ramar. Beslutsunderlaget för investeringar skall beskriva vilka driftkostnadseffekter för verksamheten som investeringen medför. 

6 Överföring av resultat 

6.1 Allmänt 

Ett sätt att tydliggöra ansvaret för det ekonomiska resultatet och stimulera till ett effektivt och flexibelt resursutnyttjande är att låta nämnder och enheter föra med sig över- och underskott i förhållande till erhållen budget till efterföljande år. En sådan metod möjliggör även en långsiktig planering över flera år i verksamheten samtidigt som nämndernas ekonomiska ansvar över tiden tydliggörs. 

Det kan emellertid i vissa fall vara svårt att fastställa om budgetavvikelsen uppstått på grund av egna insatser eller som en följd av ”yttre ”förhållanden som verksamheten, åtminstone kortsiktigt, inte haft möjlighet att påverka.

6.2 Regler för överföring 

Beslut om överföring av över- eller underskott skall föregås av en beredning där orsakerna till nämndens budgetavvikelse analyseras. Detta skall ske i samband med att nämnden lämnar sin årsredovisning. Resultatöverföringar skall ske med utgångspunkt från nedanstående principer:

• Grundprincipen är att hela över- eller underskottet förs över till efterföljande år under förutsättning att verksamheten skett i överensstämmelse med de mål, riktlinjer och verksamhetsbeskrivningar som angivits i nämndplanen samband med budgetbeslutet.
• Om resultatet eller del av resultatet beror på särskilda omständigheter utanför ansvarsområdets kontroll eller påverkan och det därför inte är rimligt att utkräva fullt ansvar av nämnden skall inte underskottet föras över. Denna princip gäller även vid uppkommet överskott.
• Ett resultat som förs över ska vara hänförligt till den ordinarie och planerade verksamheten, och inte föranledd av exempelvis mindre volym, lägre kvalitet eller från intäkter som inte hör till den planerade och ordinarie verksamheten.
• Avvikelser på grund av budgettekniska fel skall inte ingå i resultatöver­föringen.
• Konjunkturanpassade kostnader och intäkter bör föranleda särskild analys och bedömning.

Över- eller underskott som uppstår i en viss verksamhet ska normalt regleras inom samma område/delverksamhet. Nämnden beslutar om eventuellt särskilda riktlinjer för resultatöverföringar inom den egna nämnden. Enheter med hög grad av prestationsrelaterad budget bör ha hög grad av resultatöverföring.

 För VA- och avfallsverksamheterna gäller att 100 procent av nettoresultatet (intäkter minus kostnader) överförs. Dessa verksamheter skall vara fullständigt avgiftsfinansierade.

Överföringar av budgetavvikelser mellan åren sker företrädesvis genom resultatfonder. I vissa fall kan emellertid budgetöverskott föras över till nästkommande års budget i samband med behandlingen av kompletteringsbudgeten. 

6.3 Resultatfonder

Beslutade överföringar av över- eller underskott förs till en resultatfond för respektive nämnd som ackumuleras över åren. Beslut om belopp fattas av kommunfullmäktige i samband med behandlingen av årsredovisningen. Överföringen påverkar inte ordinarie driftbudget. 

Av resultatfonden får en nämnd per år ta i anspråk maximalt 700 tkr eller maximalt 1,0 procent av nämndens bruttobudget. Ianspråktagande av medel över dessa gränser kräver beslut av kommunstyrelsen. 

Om det med utgångspunkt från budget och prognos finns anledning att befara att kommunen som helhet under ett år inte uppnår ett positiv resultat krävs särskilt tillstånd från kommunstyrelsen för att ta i anspråk ackumulerade överskott i resultatfonden. 

Ovanstående regler tillämpas inte för VA- och avfallsverksamheterna. 

I vissa fall uppstår budgetöverskott beroende på att budgeterade medel för särskilda ändamål av olika skäl inte förbrukats under året men där detta kommer att ske under efterföljande år. Oftast är det medel av engångskaraktär för ändamål där genomförandet blivit försenat. Sådana medel kan ombudgeteras i kompletteringsbudgeten och ingår då inte i systemet för resultatfonder. 

6.4 Användning av överskott 

Ett överskott som förs över till nästa år får disponeras av respektive nämnd för den aktuella verksamheten om inget annat beslutas särskilt. Medlen får dock inte användas till någon verksamhetsutökning eller förändring som binder upp kommunen för nya åtaganden som kan komma att kräva ökade resurser i framtiden. Vidare får överförda medel inte användas så att det skapas en annan nivå eller inriktning på verksamheten än den som fastställts i nämndsplanerna. 

I samband med budgetuppföljningarna redovisar nämnderna hur stor del av resultatfonden man avser att ta i anspråk under verksamhetsåret och hur man avser att använda det. Disponeringen av dessa medel bör således vara planerad och utfallet skall rapporteras i årsredovisningen. 

6.5 Täckning av underskott 

Överfört underskott/negativt resultat skall i första hand täckas genom ianspråktagande av medel ur resultatfond. Saknas en positiv resultatfond måste underskott återställas av nämnd inom tre år efter det år det uppkommit. 

Nämnden ska fortlöpande i budget, budgetuppföljningar och årsredovisningen redovisa hur underskottet täcks. 

Återställning av negativ resultatfond (ackumulerade underskott) sker genom att nämnden redovisar motsvarande överskott vid årets slut. 

7 Tilläggsanslag 

Mot bakgrund av övriga normer för styrning och ansvarsfördelning skall tilläggsanslag i princip inte förekomma. Undantag från denna regel kan emellertid förekomma i följande fall:

• beslut av kommunfullmäktige om ny verksamhet, inriktning eller målsättning
• korrigering p g a budgettekniska fel
• vid fördelning av vissa centralt förvaltade anslag.

8 Omdisponeringar 

8.1 Inom driftbudgeten 

Omdisponering inom nettoram beslutas av respektive nämnd. Sådan omdis­ponering får endast avse pågående verksamhetsår och inte innebära ändrad inriktning som står i strid med fastställda verksamhetsmål. 

Vid omdisponeringar som sker på grund av följande åtgärder skall nämnden inhämta medgivande från kommunstyrelsen/kommunfullmäktige.

• Igångsättning av ny verksamhet.
• Väsentlig utvidgning eller standardhöjning av befintlig verksamhet.
• Åtgärder i övrigt som kan medföra ekonomiska åtaganden och ge konse­kvenser även efter budgetåret.

Omdisponering mellan nämnder beslutas av kommunfullmäktige. Dock kan kommunstyrelsen fatta sådana beslut om omdisponeringen är en följd av organisatoriska förändringar, fördelning av lönekostnadskompensation, förändringar i interndebiteringssystem eller andra förändringar av mindre omfattning som inte är av principiell betydelse.

8.2 Inom investeringsbudgeten

Omdisponering av anslag för utrustning och inventarier där nämnden erhål­lit ett ramanslag beslutas av nämnden. Övriga omdisponeringar beslutas av kommunfullmäktige. 

9 Taxor/Avgifter 

Kommunfullmäktige beslutar om taxor och avgifter. Fullmäktige kan emellertid på nämnd överlåta befogenheter att besluta om sådana ändringar i taxor eller avgifter som betingas av index eller andra korrigeringar av teknisk art. 

Taxor och avgifter skall årligen prövas av respektive nämnd. Förslag till ändrade avgifter eller taxor skall i särskilda dokument överlämnas till kommunstyrelsen i samband med förslaget till budget och nämndsplan. I beslutsunderlaget skall framgå den genomsnittliga prisförändringen per år under de senaste fem åren. Vidare skall redovisas en bedömning av de ekonomiska effek­terna av avgiftsförändringen för nämnden. 

Vid beräkning av avgiftstäckningsgrad skall indirekta kostnader såsom administration och central ledning inräknas. 

Kommunen skall eftersträva enkla avgifts- och taxekonstruktioner i syfte att begränsa administrationskostnaderna och möjliggöra snabba debiterings­rutiner. 

10 Övriga regler och principer för verksamhets- och ekonomistyr­ning 

10.1 Internbudget

Kommunfullmäktiges beslut om tilldelning av medel utgör en ekonomisk nettoram. Som underlag för denna nettoram ligger nämnderna bruttobudget­förslag. Detta innebär att samtliga kostnader och intäkter inom nämndernas verksamhetsområden skall tas upp i budgeten. 

Med utgångspunkt från den beslutade budgeten skall respektive nämnd fastställa en internbudget. Ur uppföljningssynpunkt är det viktigt att intern­budgeten kodas på samma sätt som verksamheten sedan kommer att redovi­sas. 

Följande koddelar är obligatoriska i internbudgeten:

• Ansvar
• Slag
• Verksamhet

För investeringsbudgeten tillkommer koddelen projekt. 

Om nämnden genomför omdisponeringar inom sin internbudget under året skall dessa förändringar anmälas till kommunstyrelsen. Det finns även möjlighet för nämnden att förändra sin budgets bruttoomslutning under förutsättning att det tilldelade nettoanslaget inte påverkas. Även sådan förändringar skall anmälas till kommunstyrelsen.

10.2 Investeringsredovisning

Med investering avses all anläggningsverksamhet, inklusive om- och till­byggnad, som medför standardhöjning och reinvestering samt anskaffning av utrustning och inventarier för stadigvarande bruk eller innehav. 

Tillgången skall ha en ekonomiskt livslängd överstigande 3 år och uppgå till ett värde av minst ett prisbasbelopp exklusive mervärdeskatt. Om dessa kriterier är uppfyllda skall anskaffningen redovisas som investering. 

Vid anskaffning av inventarier som är ett led i en större anskaffning t ex nyanskaffning i samband med start av ny verksamhet eller större utbyte i syfte att uppnå en påtaglig standardhöjning bör bedömningen avse det samlade anskaffningsvärdet. Detta innebär att i sådant fall får enskilda inventarier till ett lägre värde än det angivna redovisas som investering.

Förbrukningsartiklar får dock aldrig redovisas som investering. Direktnedskrivningar efter redovisning i investeringsbudgeten bör i vissa fall accepteras. Detta gäller i de fall då inte redovisning i driftbudgeten är tillämplig men utgiftens storlek är så begränsad att en avsaknad av planen­lig avskrivning inte rubbar kravet på en rättvisande redovisning.

10.3 Kapitalkostnader

Kapitalkostnaden består av intern ränta och avskrivningar. Avskrivningen skall spegla värdeminskningen av den anskaffade tillgången. Avskrivnings­tiderna varierar således beroende på objektets uppskattade livslängd. 

Internräntan är en kostnad för kapitalbindningen. Räntesatsen bestäms årli­gen i samband med budgetramarna till en viss nivå oavsett om invester­ingen finansieras med lån eller från eget kapital. 

Kommunen tillämpar rak nominell metod för beräkning av kapitalkostna­den. Detta innebär att avskrivning sker av investeringens anskaffningsvärde och ränta beräknas på det bokförda resvärdet. Metoden ger nominellt minskade kapitalkostnader över tiden eftersom räntan räknas på ett succes­sivt mindre restvärde. 

Kapitalkostnaden skall i princip börja löpa så fort en investering tagits i bruk. Detta kan anses uppnås även om denna tidpunkt beräknas med vissa schabloner. I kommunen beräknas kapitalkostnaden med 50 procent på anskaffningsvärdet under anskaffningsåret. 

Vid beräkning av budgetramarna jämställs kapitalkostnader med övriga typer av kostnader. Respektive nämnd skall i princip finansiera ökade kapitalkostnader från nya investeringar inom tillgänglig ram. Likaledes innebär minskade kapitalkostnader ett ökat ekonomiskt utrymme. Vid förändring av räntesats för internränta regleras emellertid de ekonomiska ramarna motsva­rande effekterna av räntesatsförändring. Denna regel gäller dock inte den avgiftsfinansierade verksamheten (va och renhållning).

10.4 Interna ersättningar

I en målstyrd och decentraliserad organisation är det viktigt att ansvars­enheterna skall kunna påverka största möjliga delen av såväl kostnader som intäkter. Detta gäller både externa och interna transaktioner.

Detta kräver att även interna leveranser av varor och tjänster prissätts och ett köp- och sälj­förhållande upprättas mellan olika enheter. Vid ställningstagande om tjänster skall bli föremål för interna ersättningar måste alltid nyttan vägas mot det administrativa merarbetet och risker för att huvudprincipen om helhetssyn i kommunen försvagas.

Vid sådana över­väganden är påverkansmöjlighet och omfattning viktiga faktorer. Syftet med interna ersättningar och intern prissättning är följande:

• Rättvisande resultatberäkning eller kostnadsavbildning.
• Styra beslut vad avser inköp, volym, kvalitet, leverantör.
• Skapa ett kostnadsansvar och kostnadsmedvetande.

Följande principer skall gälla vid köp och försäljning av interna tjänster inom kommunen:

• Vid utformning av modeller och metoder för intern prissättning måste ohanterliga och komplexa modeller undvikas. Enkelhet och stabilitet skall istället eftersträvas.
• Prissättningen bör utgå från en självkostnadskalkyl. En marknadsanpass­ning bör dock övervägas när självkostnaden överstiger marknadspris.
• Förhandlingar skall endast ske kring volym, servicenivå och kvalitet.
• Affärsmässighet skall prägla de interna relationerna.
• Överenskommelser skall ske i förväg och vara skriftliga. Om avtalstiden är ett verksamhetsår skall överenskommelse ha träffats i samband med budgetarbetet. Detta gäller även internhyror. Det är särskilt viktigt att uppsägning av lokaler sker med god framförhållning för att lokalförsör­jande nämnd skall ges möjlighet att finna alternativ användning eller avyttra.
• Ersättning erläggs med förutbestämda belopp och/eller olika former av prestationsrelaterade ersättningar.

11 Redovisning 

11.1 Allmänt 

Syftet med kommunens redovisning sammanfattas i följande punkter:

• Ge en rättvisande bild av kommunens och kommunkoncernens ekonomi
• Tillgodose externa och interna intressenters information om kommu­nens, och olika enheters, ställning och resultat
• Spegla kommunens resultat och ställning och på så sätt ge underlag för väl grundade beslut

Kommunstyrelsen ansvarar för att redovisningen samordnas och uppfyller intressenters krav och förväntningar på en konsekvent och rättvisande redo­visning.

 Kommunens redovisningsmodell bygger på en flerdimensionell redovisning med indelning i olika koddelar för att kunna följa upp ekonomin utifrån den externa och den interna redovisningens krav.

11.2 Extern redovisning

Lagen om kommunal redovisning reglerar externredovisningen i kommu­nen. Dessutom skall god redovisningssed och vedertagna redovisningsprin­ciper tillämpas. 

11.3 Intern redovisning 

Internredovisningens roll är att avspegla den organisation som kommunen och respektive nämnd utgör. Uppgifter som hämtas ur redovisningen ska ge underlag för beslutsfattare på olika nivåer i organisationen att fatta väl underbyggda beslut. För styrningen av de olika verksamheterna blir intern­redovisningens roll viktig särskilt med tanke på den decentraliserade styr­filosofi som kommunen har. 

En förutsättning för internredovisningen är att den flerdimensionella kod­planen används på ett konsekvent och genomtänkt sätt inom kommunens alla verksamheter.

12 Intern kontroll

Intern kontroll är en viktig del i kommunens styrsystem. Respektive nämnd och styrelse hart yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verk­samhetsområde. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. 

Kommunfullmäktige har antagit reglemente för intern kontroll. Enligt detta reglemente skall nämnden bl a varje år anta en särskild plan för uppfölj­ningen av den interna kontrollen. Uppföljningen skall vidare rapporteras till kommunstyrelsen.