Digitalt fullmäktige - ett elddop

Något av ett elddop som höll hela vägen ut. Förvisso inte helt friktionsfritt, men så var det också första gången någonsin som ett fullmäktigemöte i Laholms kommun genomförts helt digitalt.

- Ibland var det svårt att bedöma omfattningen av ja- och nej-röster till olika yrkanden, och ibland släpade ljudet efter, men på det hela taget gick det bra, ur min synpunkt sett, säger kommunfullmäktiges ordförande Jonas Hellsten (M).

Att leda kommunfullmäktiges tyngsta möte för året, novembersammanträdet då budgeten för nästa år ska tas, kan vara nog så knepigt. Med många yrkanden i luften gäller det att bringa ordning i dessa för att uppnå tydlig propositionsordning inför besluten. Lägg därtill ett helt digitalt möte med 41 ordinarie ledamöter och 30 ersättare. En nog så svettig uppgift.

Viss nervositet

Så inte undra på att Jonas Hellsten kände viss nervositet inför den ovana uppgiften att leda mötet utan fysisk närvaro av de förtroendevalda. Under kvällen såg han dem på en skärm, anslutna till en gemensam digital mötesplats, Teams. (bilden)

- Med IT-teknikerna Kenneth Böggild och Joakim Nord på plats i aulan kändes det ändå tryggt under mötet. Skulle det gått åt pepparn, ja då hade vi i värsta fall fått utlysa ett nytt möte, säger fullmäktigeordföranden.

Dessbättre fungerade tekniken under hela kvällen trots att kommunens IT-enhet fick kort tid på sig att rigga ett digitalt fullmäktigemöte.

Mötet flyttades till Campus Laholm

Under rådande coronapandemi flyttades fullmäktigemötet från ordinarie sessionssal, Laholms teater, till aulan på Campus Laholm för att ledamöterna skulle sitta med större avstånd mellan varandra. Då planerades för ett vanligt fysiskt möte.

Det ikullkastades av statsminister Stefan Löfvens besked förra måndagen. Endast åtta personer får nu träffas på allmänna sammankomster och offentliga tillställningar. Förvisso gäller inte begränsningen politiska möten – i lagens mening är dessa inga allmänna sammankomster - men statsministern betonade att åtta personer skulle vara "normerande".

Det tog Jonas Hellsten fasta på, och beslutade om ett helt digitalt möte med signal till IT-enheten; detta får ni fixa tillsammans med kommunkansliet.

Mycket att grubbla på

Sedan coronapandemin slog till i mars har många möten hållits digitalt via Teams. Numera ingen ovanlig sits för politikerna, men antalet uppkopplade ledamöter har varit begränsande. Så IT-chefen Conny Ottosson fick en hel del att grubbla på. Dessutom hade han ordinarie webbsändning från mötet att ta hänsyn till.

- Med kort varsel började vi rigga erforderlig utrustning så att samtliga ledamöter och ersättare skulle kunna vara närvarande på det digitala mötet. Teamsfunktionen var jag trygg med, men skulle den fungera för så många som 70 ledamöter. Och hur skulle vi gardera oss för eventuella tekniska problem under kvällen?

Utrustningen kom på plats, och i måndags och tisdags testkördes denna med politiker som satt hemma med sin iPad, uppkopplade till systemet.

- Några politiker hade aldrig deltagit i ett digitalt möte, men de lärde sig hur de skulle hantera funktionerna på den digitala mötesplatsen, bland annat hur de skulle begära ordet, säger Conny Ottosson.
Det löstes med chatt-funktion i Teams.

IT-tekniker på plats

IT-teknikerna Joakim Nord och Kenneth Böggild var på plats i fullmäktigesalen för hjälp till ledamöterna om något skulle krångla. 

IT-chefen sticker dock inte under stol med att det var lite nervöst innan mötet började. För att förebygga eventuella tekniska problem fanns IT-teknikerna Kenneth Böggild och Joakim Nord på plats, nåbara via telefon.

- Vi fick inte ett enda samtal under kvällen från politikerna om att de inte kunde följa mötet. Vid ett tillfälle försvann uppkopplingen för en politiker, men hon löste problemet själv och kom snabbt tillbaka till mötet. Så jag måste säga att politikerna hanterade tekniken på ett mycket bra sätt, säger Kenneth Böggild.

Allt fungerade emellertid inte smärtfritt. Rundgång uppstod när politiker satt i samma rum under mötet, och ibland svajade ljudet.

- På det hela taget tycker jag ändå att det fungerade bra, men det kan bli bättre. Till nästa fullmäktigemöte bör politikerna ha headset med mikrofon, då försvinner rundgången. Och vi ska använda en annan bildkomposition för webbsändningen. Den som användes under tisdagskvällen blev väl rörig, säger Conny Ottosson.

Text och bild: Lars Ingemarson