Beställa handlingar

”Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar.”

-          Tryckfrihetsförordningen kap 2 §1

Texten ovan beskriver den svenska offentlighetsprincipen gällande rätten att få ta del av allmänna handlingar. Definitionen av allmän handling är en framställning i skrift eller bild som har skapats, förvarats eller inkommit till en myndighet. En allmän handling är inte bunden till ett specifikt medium, utan kan finnas som till exempel mejl, på papper eller som en digital fil. Det innebär att arkivet har en skyldighet att vid begäran lämna ut handlingar som kommunen och dess myndigheter har skapat, förvarar eller som har skickats in hit från till exempel andra myndigheter eller allmänhet.

En handling som kan lämnas ut utan restriktioner kallas ofta för offentlig allmän handling. Det innebär att det finns allmänna handlingar som inte är lika offentliga. Detta regleras i tryckfrihetsförordningen kap 2 §2 som beskriver sju områden där utlämnandet är begränsat.

Hur sekretess får användas finns reglerat i bland annat Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess kan också medföra att du vid en begäran av handling inte kan få ut hela handlingen utan att vissa delar har ”maskats”. Det innebär att det finns information i handlingen som har sekretess, men att handlingen i sin helhet inte är sekretessbelagd, där har delar av handlingen gjorts oläslig genom ”maskning”. Det brukar ofta innebära att vi stryker över information med svart färg så att det inte går att läsa den meningen eller stycket.

För att beställa en handling kontakta Kommunarkivet eller Medborgarservice via e-post eller telefon. Det finns också möjlighet att komma in till Stadshuset och begära handlingen på plats.

Anonymitet

Som beställare har du rätt till anonymitet när du begär ut allmänna handlingar och du behöver inte uppge ett skäl eller syfte till vad eller varför du behöver handlingarna. Däremot om det krävs att en men-bedömning/sekretessbedömning måste göras kan det bli så att vi ber dig att uppge namn och syfte med begäran. Du behöver vid en sådan förfrågan inte uppge informationen om du inte vill, men det kan väga in i en eventuell bedömning.

Anonymiteten förutsätter att du själv inte uppger personlig information i din begäran av handlingar. För som det står ovan i beskrivningen av allmän handling blir skrift som inkommer till en myndighet automatiskt en allmän handling. Rätt till anonymitet innebär inte att eventuella uppgifter som du lämnar till oss i din begäran får sekretess.

Avgifter

Tryckfrihetsförordningen anger i 2 kap 13 § att det går att mot en kostnad få en kopia eller avskrift av allmänna handlingar. Denna kostnad/avgift har kommunfullmäktige beslutat ska följa avgiftsförordningen som gäller för statliga myndigheter, förutom på punkten gällande digitala handlingar. Vid begäran av handlingar som redan finns digitala ska ingen avgift tas ut. Däremot om det krävs att pappershandlingar ska skannas in eller kopieras följer vi avgiftsförordningen (1992:191).

Kostnader vi tar ut:

Kopior/skanning av nio sidor är gratis, Den tionde sidan kostar 50 kronor och därefter är följande taxa 2 kronor per sida.

Betygsavskrifter kostar 90 kr

Post över 20 gram: Portokostnad

Postförskott: Faktiskt kostnad

För att läsa mer om avgifter kan du vända dig till Laholms kommuns författningssamling 2.19. Den går att finna i höger kolumn under rubriken "Dokument".